Todo lo que necesitas saber sobre la factura electr贸nica.

Saber qu茅 es una factura electr贸nica y c贸mo funciona es imprescindible para todos los empresarios y aut贸nomos de hoy en d铆a, pues con el auge de la transformaci贸n digital en los negocios, la facturaci贸n electr贸nica es una realidad que ha venido para quedarse y pronto ser谩 obligatoria para muchos profesionales.

En Quipu somos expertos en facturaci贸n y en esta entrada del blog recogemos todas las dudas sobre la factura electr贸nica y sus preguntas frecuentes.

驴Qu茅 es la factura electr贸nica y para qu茅 sirve?

Una factura electr贸nica es un documento comercial en formato digital que refleja una compraventa de bienes o servicios. Para saber qu茅 es una factura electr贸nica es importante tener claro que se trata de una versi贸n digital de la factura en papel, por lo que ambas tienen los mismos efectos legales y tienen que cumplir con una serie de requisitos y datos obligatorios.

Cuando creamos una factura electr贸nica generamos un archivo digital que, al igual que cualquier factura ordinaria o 鈥渇actura normal鈥, nos sirve como comprobante legal de una compra o venta y que podemos compartir a trav茅s de Internet.

驴Para qu茅 sirve la factura electr贸nica?

Una factura electr贸nica, como cualquier otra factura, nos sirve para documentar que una operaci贸n de compra o venta se ha realizado correctamente, dando as铆 validez legal y fiscal a una operaci贸n comercial. Con una factura electr贸nica podemos documentar esta operaci贸n de forma digital, pues las facturas electr贸nicas se generan y transmiten electr贸nicamente, lo que permite a los profesionales agilizar sus procesos.

La factura electr贸nica es especialmente 煤til cuando tenemos que acreditar una operaci贸n comercial en un entorno digital, como puede ser una factura dirigida a una administraci贸n p煤blica, justificar un gasto de forma electr贸nica o compartir nuestras facturas con Hacienda a trav茅s de su sede electr贸nica.

Adem谩s de tener varios beneficios, como el ahorro de tiempo y las ventajas de cara a impuestos, hay que tener en cuenta que la factura electr贸nica pronto ser谩 obligatoria para aut贸nomos y pymes.

驴Qu茅 dice la Ley sobre el uso de la factura electr贸nica?

Existen distintas normativas legales en Espa帽a que recogen el uso de la factura electr贸nica, una obligatoriedad que ya exist铆a con facturas dirigidas al sector p煤blico, aunque ha sido con los 煤ltimos cambios legislativos cuando su uso pasar谩 a ser obligatorio en todas las operaciones entre profesionales.

En Septiembre de 2022, con la entrada en vigor de la nueva Ley Crea y Crece, se regula por primera vez la factura electr贸nica en el sector privado. La norma establece un per铆odo transitorio de 1-2 a帽os para que todos los aut贸nomos pasen a emitir factura electr贸nica en sus operaciones. Los aut贸nomos persona f铆sica tendr谩n un plazo especial de tres a帽os para empezar a comunicar el estado de sus facturas -fecha de recepci贸n, de pago鈥- a los proveedores o a la Agencia Tributaria, aunque desde antes ya estar谩n obligados a emitir sus facturas por medios electr贸nicos.

Sin embargo, independientemente de la Ley Crea y Crece, la factura electr贸nica ya es obligatoria en operaciones con el sector p煤blico. Esto es as铆 por la Ley 25/2013, de 27 de Diciembre, de impulso de la factura electr贸nica, que convirti贸 este documento en un requisito obligatorio en las operaciones dirigidas a las administraciones p煤blicas, aunque no en todos los casos. Esto solamente se aplica a las sociedades y con algunas administraciones tambi茅n quedan exentas las facturas emitidas por importe inferior a 5.000鈧.

驴Qui茅n est谩 obligado a utilizar la factura electr贸nica?

Atendiendo a las leyes mencionadas y los 煤ltimos cambios legislativos de la Ley Crea y Crece, la factura electr贸nica se convertir谩 en un requisito obligatorio para una buena parte de las operaciones comerciales. As铆, la Ley Crea y Crece se帽ala en su art铆culo 12 que 鈥todas las empresas y aut贸nomos deber谩n expedir y remitir facturas electr贸nicas en sus relaciones comerciales con otras empresas y aut贸nomos鈥.

Esta obligaci贸n de emitir factura electr贸nica con otras empresas tiene un per铆odo de adaptaci贸n. Por lo tanto los aut贸nomos y las pymes tendr谩n que empezar a emitir factura electr贸nica en las operaciones con otras empresas dentro de 1 o 2 a帽os (entre 2024 y 2026) desde la aprobaci贸n del nuevo reglamento de facturaci贸n.

De esta forma, podemos decir que la factura electr贸nica ya es obligatoria para:

  • Sociedades que emitan facturas dirigidas a las administraciones p煤blicas.

Y ser谩 obligatoria para todos los aut贸nomos que facturen con otros profesionales:

  • A finales de 2024 o principios de 2025: si la facturaci贸n es superior a los 8 millones de euros.
  • A finales de 2025 o principios de 2026: si la facturaci贸n es inferior a los 8 millones de euros.

Adem谩s, dentro de esta obligaci贸n, habr谩 un plazo extra para que algunos negocios tengan que empezar a comunicar el estado de sus facturas.

  • A finales de 2026 o principios de 2027: los aut贸nomos persona f铆sica tendr谩n que empezar a comunicar el estado en el que se encuentran sus facturas -recibidas, pagadas鈥- a los proveedores. El resto de empresas tendr谩n que hacerlo antes, entre 2024 y 2025.

Sin embargo, existen algunas operaciones que todav铆a pueden continuar con las facturas en papel. Por ejemplo, no est谩n obligados a hacer factura electr贸nica las empresas y profesionales que facturen a consumidores finales o usuarios particulares. Para saber qu茅 dicen las leyes al respecto y los plazos para adaptarse a esta nueva realidad digital, no te pierdas nuestro art铆culo sobre qu茅n est谩 obligado a presentar la factura electr贸nica.

驴Y entonces qui茅n no est谩 obligado a utilizar la factura electr贸nica?

 En el caso que tu empresa no genere facturas. Un establecimiento que solamente genere facturas simplificadas no est谩 obligado a tener un Software de venta con validaci贸n VERIFACTU. En el caso que ya genere una sola factura anual ser谩 necesaria la contrataci贸n de dicho Software.

 

Principales beneficios de utilizar la factura electr贸nica

La mejor forma de saber qu茅 es una factura electr贸nica es conociendo las ventajas que tiene su uso. Como cualquier proceso de transformaci贸n digital, el uso de la factura electr贸nica en las empresas tiene muchos beneficios, entre ellos:

  • Proceso agilizado: todo es mucho m谩s r谩pido porque la entrada de datos es autom谩tica y digital.
  • Pagos m谩s r谩pidos: las facturas electr贸nicas se transmiten al instante y pueden procesarse r谩pidamente. 
  • Mayor precisi贸n: como la facturaci贸n electr贸nica elimina la introducci贸n manual de datos, se mejora la precisi贸n y se reducen los errores. 
  • M谩s eficacia: al automatizar su proceso de facturaci贸n, se libera tiempo para que las empresas puedan centrarse en otras tareas. 
  • Evitar errores humanos:
  • Ahorro de tiempo y esfuerzo:
  • Mayor facilidad de presentaci贸n de impuestos:

Estos son solo algunos ejemplos de las ventajas que trae la facturaci贸n electr贸nica para empresas y profesionales.

驴Qu茅 tipos de facturas electr贸nicas existen?

A diferencia de los tipos de factura tradicionales, que se subdividen en m谩s de media docena de modalidades, las facturas electr贸nicas son algo m谩s sencillas de catalogar.

Para saber qu茅 es una factura electr贸nica correctamente es necesario conocer los distintos formatos de factura electr贸nica que podemos utilizar, como la factura electr贸nica estructurada y la factura electr贸nica no estructurada.

Factura electr贸nica estructurada

La factura electr贸nica estructurada es un formato de factura electr贸nica que se compone de datos estructurados, un formato de documento digital que permite que las facturas sean generadas y le铆das de forma autom谩tica por programas inform谩ticos de facturaci贸n.

Las facturas estructuradas son las requeridas por las administraciones p煤blicas, que en su programa FacturaE utilizan el formato XML, el m谩s com煤n de estas facturas, aunque tambi茅n pueden verse en formatos como EDIFACT, DOC o XLS.

Factura electr贸nica no estructurada

Las facturas electr贸nicas no estructuradas son aquellas que no est谩n compuestas por datos estructurados, sino por un documento normal. Normalmente son facturas en papel escaneadas o facturas en formato PDF.

Contienen todos los datos necesarios pero se muestran en una imagen o documento plano, de forma que para procesar o trasladar los datos debe hacerse de forma manual o con un software OCR de reconocimiento 贸ptico de caracteres.

Elementos de una factura electr贸nica

Al igual que las facturas ordinarias, una factura electr贸nica s贸lo ser谩 v谩lida legal y comercialmente si contiene los datos obligatorios y cumple los requisitos de facturaci贸n. De momento, y hasta que se apruebe el nuevo reglamento, la mayor铆a de elementos de factura electr贸nica (excepto la firma electr贸nica) son los mismos que los de la factura ordinaria:

  • Numeraci贸n para identificar cada factura con un n煤mero correlativo. 
  • Fecha de emisi贸n que marca el momento en el que se emite el documento. 
  • Datos de identificaci贸n fiscal sobre el emisor y el receptor de la factura. 
  • Concepto(s), para detallar qu茅 se est谩 vendiendo o comprando. 
  • Base imponible, para conocer el importe de la venta sin impuestos. 
  • Tipo impositivo (impuestos), para tributar correctamente. 
  • Importe total, para dejar las cuentas claras. 

Sin embargo, una vez que se apruebe el reglamento de facturaci贸n (verano de 2023) podr铆a haber nuevos elementos para las facturas electr贸nicas. Algunos de estos elementos podr铆an ser:

  • El estado de cobro/pago de las facturas.
  • Los c贸digos QR y c贸digos alfanum茅ricos.
  • La frase 鈥渇actura verificable en la sede electr贸nica de la AEAT鈥 o 鈥淰ERIFACTU鈥.

Esto es solo un resumen. Si vas a empezar a hacer facturas electr贸nicas, necesitar谩s saber todos los detalles para tener una relaci贸n sana con Hacienda y hacerlo todo 鈥渃omo Dios manda鈥.

驴En qu茅 casos es obligatorio utilizar la factura electr贸nica?

La obligatoriedad de la factura electr贸nica depende del tipo cliente, es decir, del destinatario a la que estemos facturando. En este sentido, cabe decir que no es lo mismo emitir una factura a una administraci贸n p煤blica que facturar a una empresa o profesional del sector privado.

Cada una de las obligaci贸n relativas a la factura electr贸nica est谩n regulados por una normativa distinta. Por ejemplo, desde hace a帽os la factura electr贸nica en operaciones con la administraci贸n p煤blica ya es obligatoria. Sin embargo, en las operaciones entre aut贸nomos o empresas, la factura electr贸nica todav铆a no es obligatoria.

Uso de la factura electr贸nica con las administraciones p煤blicas

Desde el a帽o 2015 las facturas de sociedades dirigidas a las administraciones p煤blicas deber谩n entregarse en formato electr贸nico y siguiendo los requisitos de la FacturaE, es decir, una factura electr贸nica estructurada en el formato XML.

Quedan fuera de esta obligaci贸n los aut贸nomos persona f铆sica, ya que la Ley solamente se refiere a entidades jur铆dicas, es decir a empresas.

Adem谩s, la norma da la posibilidad a cada administraci贸n de desarrollar reglamentariamente una exclusi贸n para que las empresas no tengan que emitir facturar electr贸nica si el importe de dicha factura es inferior a 5.000鈧. Algunas administraciones han aplicado esta exenci贸n y las sociedades no deben de emitir factura electr贸nica por debajo de 5.000鈧, mientras que otras no lo han hecho y la factura electr贸nica ser谩 obligatoria para todas las empresas. En todo caso, la empresa, deber谩 consultar si la administraci贸n a la que factura aplica alguna exenci贸n.

Por ejemplo, mientras que la diputaci贸n de Barcelona exime a todas las sociedades de emitir factura electr贸nica cuando el importe de dicha factura sea superior a 5000鈧, la diputaci贸n de Guip煤zcoa solamente aplica esta exenci贸n a las facturas con un importe superior a 1.000鈧.

Uso de la factura electr贸nica con empresas privadas

En las facturas 鈥渄e profesional a profesional鈥, es decir, facturas de empresas y aut贸nomos dirigidas a otras empresas o aut贸nomos, la factura electr贸nica obligatoria se ir谩 implantando poco a poco, con unos plazos determinados en funci贸n de cada tipo de empresa (plazos de la Ley Crea y Crece).

En este caso el plazo ser谩 de un a帽o desde la aplicaci贸n del reglamento de facturaci贸n para que las PYMEs que facturen m谩s de 8 millones de euros implanten la factura electr贸nica al facturar a otras empresas. El plazo ser谩 de 2 a帽os para el resto de negocios. Adem谩s, en el caso de los aut贸nomos tendr谩n m谩s tiempo -un total de tres a帽os- para adaptarse a la obligaci贸n de comunicar los datos de sus facturas en tiempo real.

Este reglamento de facturaci贸n no est谩 aprobado pero se espera que pronto se apruebe, por lo que todos los aut贸nomos y empresas podr铆an estar obligadas a emitir factura electr贸nica cuando tengan una operaci贸n con otro profesional a partir de 2025.

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